הנהלת חשבונות כפולה לחברות בע"מ

אחת השאלות שעולות אצל עצמאים ובעלי עסק רבים היא "מתי יהיה נכון עבורי להפוך להיות חברה בע"מ?".

הנהלת חשבונות כפולה, הנקראת חג "הנהלת חשבונות דו צידית", הינה אחד המרכיבים החשובים בקבלת החלטה זו: יש לה משמעות גדולה מבחינת ההתנהלות של העסק, והיא גם כרוכה בעלויות גבוהות יותר.

בפינקה אנו בעלי נסיון רב בביצוע הנהלת חשבונות כפולה עבור לקוחותינו, ובעמוד זה ננסה לענות על שאלות חשובות שיעזרו לכם להבין מי צריך, למה צריך ואיך עושים את זה נכון.

מי חייב בהנהלת חשבונות כפולה?

כלל האצבע הינו שעצמאים (עוסקים פטורים, עוסקים מורשים ושותפויות) אינם מחויבים בהנהלת חשבונות כפולה, בעוד שחברות בע"מ כן מחויביות.

בנוסף, מס הכנסה מגדיר עוסקים בתחומים מסוימים, אשר במידה והם עומדים בתנאי סף שהוגדרו, הם נדרשים לבצע הנהלת חשבונות כפולה גם אם הם אינם מאוגדים ע"י חברה בע"מ.

שימו לב! עוסקים אשר אינם עומדים בתנאי הסף המצוינים אמנם אינם מחויבים בהנהלת חשבונות כפולה, אך הם בהחלט יכולים לבחור לבצע זאת (ישנם יתרונות רבים שנציין בהמשך).

עסקים הפטורים מהנהלת חשבונות כפולה

עסקים שאינם מאוגדים בחברה בע"מ, ואינם מופיעים בטבלה הקודמת, אינם מחויבים בהנהלת חשבונות כפולה.

רופאים, ו-"מקצועות חופשיים", הינם פטורים.

מה ההבדל בין הנהלת חשבונות כפולה וחד צידית?

הנהלת חשבונות חד צידית הינה שיטה פשוטה ובסיסית שמטרתה להציג את ההכנסות וההוצאות של העסק.

לעומת זאת, כאשר מבצעים הנהלת חשבונות דו צידית, יש להציג נתונים נוספים (כמו אופן התשלום של כל הוצאה, הוצאות שטרם שולמו, החזרי הלוואות של החברה, הוצאות עבור נכסים והתחייבויות של העסק וכו'), ובנוסף יש לתעד את הנתונים האלו משני צדדים, אחד של בעל העסק ואחד של הספק (במקרה של הוצאה) או הלקוח (במקרה של הכנסה).

לדוגמה, במידה והעסק קיבל הכנסה בסך 10,000 ש"ח מלקוח, יתבצע רישום גם בכרטיס הכנסות של העסק (שיכלול את סכום התקבול, אופן קבלת התשלום ועבור מה התשלום התקבל), וגם בכרטיס הלקוח (שיכלול את סכום התשלום, אופן ביצוע התשלום ועבור מה התשלום בוצע).

מהם היתרונות של הנהלת החשבונות הכפולה?

מעבר להיותה דרישה בחוק, להנהלת חשבונות דו צידית ישנם יתרונות רבים עבור העסק:

חיזוק הסדר והאמינות בפיננסים של העסק

הנהלת חשבונות כפולה משפרת משמעותית את הסדר בעסק ואת אמינותו. הדרישות לרישום קפדני מבטיחות ייצוג פיננסי שקוף ומקיף. נדרש לבצע התאמות בנקים,לקוחות, ספקים וכד' ועל ידי כך לאתר למשל חשבוניות מס חסרות (הוצאות) ובכך להקטין את ההכנסה החייבת ותשלום המיסים. (בהנהלת חשבונות חד צידית יתכן ויתפספסו חשבוניות ובהתאם תשלומי המס יהיו גבוהים יותר).
יתרונות אלו באים לידי ביטוי בבניית אמון בקרב משקיעים, מלווים שותפים עסקיים, לקוחות וספקים, ומהווים בסיס להקמה ותחזוקה של קשרים עסקיים ארוכי טווח המבוססים על אמון ואמינות.

מהווה בסיס לתכנון מס איכותי ע"י רואה חשבון

הנהלת חשבונות כפולה מהווה בסיס לדיווח מס מדויק.
כל עסקה מתועדת באופן מיטבי, ומספקת תמונה מדויקת של המצב הפיננסי בעסק.
גישה זו חיונית לחישובי מס נכונים וממזערת את הסיכון לטעויות או אי התאמות שעלולות להוביל לבעיות משפטיות או עונשים.
עם רשומות פיננסיות מאורגנות וברורות, עסקים יכולים לציית בקלות רבה יותר לתקנות המס, להבטיח עמידה בדרישות החוק ולהימנע מהתחייבויות פיננסיות מיותרות.

עליית מדרגה בניהול העסק

יישום הנהלת חשבונות כפולה מביא גם לשיפור משמעותי בפעילות העסק.
היא מספקת תמונה ברורה ומלאה של הפעילות הפיננסית של החברה, ומסייעת לתקצוב טוב יותר, תכנון פיננסי והקצאת משאבים. בעלי עסקים יכולים להשתמש בנתונים מקיפים אלו כדי לזהות תחומי חוזק וחולשה, לייעל את האופרציה ולקבל החלטות אסטרטגיות לשיפור הפרודוקטיביות והרווחיות.

מהם החסרונות של הנהלת החשבונות הכפולה?

לצד היתרונות הרבים שציינו, ישנם גם חסרונות אשר גורמות לעסקים רבים לדחות את המעבר להנהלת חשבונות דו צידית, וחשוב לקחת אותם בחשבון:

מורכבות

שיטת ניהול חשבונות זו היא מורכבת יותר, ויכולה להוות אתגר עבור בעלי עסקים קטנים או אנשים ללא רקע חזק בחשבונאות. היא דורשת הבנה של עקרונות חשבונאיים וניהול רשומות קפדני, אשר יכולים להיות מרתיעים.

עלויות

הטמעת מערכת הנהלת חשבונות כפולה כרוכה לעיתים קרובות בעלויות גבוהות יותר, אשר אינן כדאיות עבור עסקים קטנים.
עלויות אלו נובעות מהצורך בתוכנת הנהלת חשבונות מיוחדת, סיוע באמצעות אנשי חשבונאות מוסמכים או הכשרת צוות קיים.

זמן

לאור העובדה שכל עסקה חייבת להירשם בשני חשבונות לפחות, הזמן המושקע במשימות הנהלת חשבונות גדל משמעותית.
עבור עסקים קטנים עם משאבים מוגבלים, זה יכול להסיט את תשומת הלב מפעילויות עסקיות חיוניות אחרות.

דורש מומחיות מקצועית

ניהול יעיל של מערכת הנהלת חשבונות כפולה דורש מומחיות חשבונאית מקצועית.
זה יכול להוות חסם עבור עסקים קטנים שלעיתים אין להם גישה מיידית למומחיות כזו או משאבים לרכוש אותה.

מהם תנאי הסף בחוק בהקשר של הנהלת חשבונות כפולה?

חובת ניהול ספרים (הוראות מס הכנסה / ניהול פנקסי חשבונות), מתארות באופן מפורט את דרישות החובה בביצוע הנהלת חשבונות דו צידית. המידע המופיע במסמך כולל:

הגדרות והיקף: המסמך מתחיל בהגדרות ובהיקף הגופים הנדרשים לבצע הנהלת חשבונות כפולה.

דרישות ניהול רשומות: הוא מתאר את הדרישות המפורטות לשמירת רשומות (פקודות יומן), ומפרט כיצד יש לרשום עסקאות בספרים.

תיעוד והוכחות: ניתנות הנחיות לגבי סוגי המסמכים הדרושים לאימות הערכים בספרים.

תקני ציות ודיווח: המסמך קובע סטנדרטים לעמידה בחוקי המס ובדיווח, תוך שימת דגש על דיוק ועיתוי בשמירה על רשומות פיננסיות.

ביקורת ואימות: החוק כולל הוראות לביקורת ואימות של הרשומות כדי להבטיח דיוק ועמידה בתקנים שנקבעו.

סנקציות של מס הכנסה בעקבות פערי ניהול ספרים

פערים וחוסרים בהנהלת החשבונות בעסק הינם חמורים, ובמידה ומתקיימת ביקורת של מס הכנסה ונמצאים פערים כאלו, העסק מסתכן בפסילת ספרים.

מדובר בתהליך לא נעים שיכול לגרור ענישה וסנקציות שונות, לפי החלטת פקיד השומה:

– ביטול הפסדים משנים קודמות (במצב זה, במידה ובעל עסק "השתמש" בהפסדים משנה מסוימת לקיזוז רווחים בשנה אחריה, ניתן לפסול את הקיזוז הזה ולשלם מס בגין ההפרש שנוצר).

– ביטול אפשרויות קיזוז של פחת, ריביות וחובות.

– דחיית בקשה להקטנת מקדמות מס, ולעיתים הגדלה שלהן.

– ביטול פטור על ניכוי מס במקור.

– ועוד סנקציות רבות, ובמצבים מסוימים גם ענישה פלילית!

אין באמור כוונה להרתיע, אלא להדגיש את החשיבות בעבודה מסודרת ואת האחריות שהעסק לוקח על עצמו כאשר הוא עולה מדרגה ומבצע הנהלת חשבונות דו צידית.

לשמחתינו, השיטה הזו היא אמנם תובענית, אך היא גם מאפשרת לזהות טעויות ופערים באופן מיטבי יותר לעומת הנהלת חשבונות חד צידית, תודות לעובדה שכל טרנזקציה נרשמת בשתי כרטסות שונות.

טיפים להנהלת חשבונות כפולה בארגון שלכם

חלק מהעסקים בוחרים להעסיק מנהל חשבונות "In House", וחלק בוחרים בשירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ.
אלו הם הדברים שאנו רואים כחשובים בהתנהלות זו, ואנו ממליצים ללקוחותינו ליישם כאשר הם מבצעים את הנהלת החשבונות בעצמם:

שמירה על סדר

שמרו על כל המסמכים הפיננסיים באופן מסודר. השתמשו במערכת תיוק עבור קבלות, חשבוניות ודפי בנק.

שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות

השקיעו בתוכנת הנהלת חשבונות אמינה המותאמת להנהלת חשבונות כפולה. זה מפשט את המעקב ושומר על דיוק.

התאמה קבועה

לעתים קרובות ליישב את הספרים שלך עם דפי בנק כדי לזהות ולתקן שגיאות מבעוד מועד.

הפרדה בין חשבונות פרטיים לעסקיים

הימנעו מערבוב של עסקאות אישיות ועסקיות כדי לשמור על רשומות פיננסיות ברורות.

עקביות

צרו בארגון שלכם מדיניות חשבונאית עקבית כדי לשמור על קוהרנטיות בדיווח הכספי.

סקירה שוטפת

סקרו מעת לעת את הדוחות הכספיים שלכם כדי להבין את התקינות הפיננסית של העסק.

הישארו מעודכנים לגבי שינויים

התעדכנו בשינויים בתקני חשבונאות ובחוקי המס שעשויים להשפיע על נהלי הנהלת החשבונות שלכם.

גבו את הנתונים

גבו באופן קבוע את נתוני הנהלת החשבונות שלכם כדי למנוע אובדן עקב בעיות טכניות.

איך אנחנו עושים זאת בפינקה?

יש לנו נסיון של שנים רבות בהענקת שירותי הנהלת חשבונות כפולה ללקוחותינו, ויש מספר ערכים שמנחים אותנו:

זמינות והענקת "ראש שקט" ללקוחותינו

כשבעלי עסק בוחרים לבצע את הנהלת החשבונות במיקור חוץ, לפעמים מפחדים שלא תהיה להם שליטה ובקרה.
לכן אנו שמים דגש על תקשורת ישירה, זמינות ושיקוף מלא של עבודתינו ללקוחות, כדי שלקוחותינו תמיד יהיו בתמונה וירגישו בידיים טובות.

יעילות וקידמה טכנולוגית

אנו מבינים שבעלי עסק עסוקים, איך לא, בניהול העסק.
לכן אנו מחפשים כל דרך אפשרית לייעל את הפעילות מול הלקוחות, ולצמצם כמה שיותר את ההתעסקות שלהם בכל הקשור להנהלת החשבונות.
אנו עובדים עם כלים טכנולוגיים מתקדמים המייעלים את העבודה, חוסכים בנסיעות ובהדפסות, מאפשרים אוטומציות ומונעים סחבת.
כמו כן, אנו מגדילים ראש ומעלים פערים מבעוד מועד, כדי למנוע מצב בו קשה יותר לפתור את אותם פערים.

ניהול ספרים ללא דופי, ללא פערים וללא טעויות

בסופו של יום, הדבר הכי חשוב הוא שניהול הספרים יתבצע באופן מקצועי, ועל זה אנו לעולם לא מתפשרים.

בנוסף להנהלת החשבונות, אנו מציעים ללקוחותינו שירות מקיף ומלא בכל האספקטים הנלווים, כמו בחינת ותשלום מקדמות לאורך השנה, בדיקה של עסקאות חריגות, וכו'.
אנו חיים את העסקים של לקוחותינו, והם מרגישים את זה!

לסיכום

הנהלת חשבונות כפולה הינה נושא מורכב הדורש להיערך בהתאם, ויש לבחור את אנשי המקצוע המתאימים לכך.
במידה ויש לכם שאלות נוספות, או התלבטות בנושא, אל תהססו לפנות אלינו!